Política del sistema intern d’informació
I.- SISTEMA INTERN D´INFORMACIÓ
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de Febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, FEDEFARMA fa constar que compta amb un Sistema Intern d´Informació, essent-ne cadascuna de les entitats mencionades al peu de pàgina responsables del tractament de les dades tractades a través del sistema que siguin de la seva competència. No obstant l’anterior, l´empresa FEDERACIÓ FARMACÈUTICA, S.C.C.L. és qui assumeix l’ organització del Sistema Intern d’Informació per a l'adequada organització i coordinació dels canals en cadascuna de les entitats de FEDEFARMA que el comparteixen.
Amb la finalitat d´enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d´integritat de FEDEFARMA, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d´accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions penals, administratives greus o molt greus o laborals relatives a salut i seguretat, FEDEFARMA ha nomenat als membres del Comitè d´Ètica com a Responsables del Sistema Intern d´Informació, delegant d´entre aquests, la gestió del mateix i la investigació de comunicacions en la responsable de l´àrea Jurídica (RDSII).
Les referides informacions poden fer-se arribar per qualsevol dels següents mitjans del Canal de Denúncies (en el pertinent, Canal Intern d´Informació):
- A la direcció de correu electrònic: canaldenuncia@fedefarma.com
- A la direcció postal: Carrer Coneixement, 7-13, Illa A3.1, Centre de Negocis, de Gavà – a l’atenció de la persona RDSII –.
- Mitjançant escrit entregat a la persona RDSII.
A sol·licitud de la persona informant, també podrà presentar-se la comunicació mitjançant una reunió presencial amb la persona membre del Comitè d`Ètica i RDSII, en el termini de set dies.
Les informacions verbals realitzades a través de reunió presencial amb la persona membre del Comitè d´Ètica i RDSII, s’haurà de documentar, sempre previ consentiment de la persona informant, d'alguna de les següents maneres:
a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
(*) En aquest cas, s’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l´informarà del tractament de les seves dades, d’acord amb allò que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).
b) a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada per la persona responsable de tractar-la.
Sens perjudici dels drets que li corresponen d' acord amb la normativa sobre protecció de dades, s'oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.
El Sistema Intern d´Informació de FEDEFARMA compleix amb els requisits de l´article 5.2 de la Llei2/2023:
a).- Permet que les persones a qui aplica la Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per varis mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.
b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins les empreses, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.
c).- Compta amb una Política de Sistema Intern d´Informació, d´ús de canal intern i d´actuació del Comitè d´Ètica i dels responsables del Sistema Intern d´Informació, que estableix garanties per la protecció de les persones informants:
- Acusament de rebuda en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
- Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, a comptar des de la recepció de la comunicació, en els termes de l´article 9 de la Llei, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d´Informacions. Les dades personals relatives a les informacions i investigacions internes contingudes al Llibre-Registre d’Informacions es conservaran com a màxim durant un període de 10 anys.
- Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
- Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
- Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació que la persona que la rebi la remeti immediatament a la persona Responsable Delegada del Sistema.
- Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.
- Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei 2/2023).
- Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.
II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS
Cadascuna de les entitats que integren FEDEFARMA indicades en aquest document són responsables del tractament de les dades que siguin de la seva competència, incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s'escau, el procediment d'investigació corresponent i adoptar les mesures correctores que, en el seu cas, procedeixin.
La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquestes es destruiran immediatament, tret que resultin estrictament necessàries per l´adopció de mesures correctores i/o l´inici del procediment d´investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin, de conformitat amb la legislació vigent, i en aquests casos, la base jurídica serà l'interès públic essencial. El tractament de les dades personals serà l´indispensable, quan sense les mateixes no es podria complir amb els objectius i les obligacions que estipula la Llei 2/2023.
La seva identitat serà, en tot cas, reservada i no es comunicarà a les persones a les quals es refereixen els fets relatats ni a tercers. No obstant, les dades objecte de la seva comunicació podran ser tractades pel personal de FEDEFARMA autoritzat per a donar compliment a la Llei 2/2023únicament, quan resulti necessari per la investigació d´infraccions en l´àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l´àmbit de la seguretat i la salut en el treball, per l'adopció de mesures correctores , o bé per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s'escau, procedeixin. Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a (i) col·laboradors necessaris per garantir el compliment de la finalitat i la gestió del Sistema Intern d’Informació; (ii) tercers en cas d´obligació legal i quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores a FEDEFARMA o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin; i (iii) a l´autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l´autoritat administrativa competent en el marc de la mencionada investigació.
Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats. En cas de que fos oportú adoptar mesures correctores, les dades es conservaran durant el temps que duri l´aplicació d´aquestes mesures. Per altra banda, en el supòsit que fos necessari iniciar la tramitació de procediments sancionadors o penals, les dades es conservaran durant tot el temps que duri el procediment sancionador o penal en qüestió.
En tot cas, si la decisió sobre la procedència d´iniciar una investigació sobre els fets informats no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, llevat d’ aquelles dades que sigui estrictament necessari conservar, les quals es conservaran bloquejades per mantenir evidència del funcionament del sistema de conformitat amb la Llei 2/2023 i el Llibre-Registre d’Informacions. Les comunicacions que no s’hagin tramitat hi podran constar únicament de forma anonimitzada.
També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estan incloses en l´àmbit d´aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al corresponent responsable del tractament informació relativa al tractament de les dades, l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació, supressió, la limitació i oposició al seu tractament, així com el dret a la portabilitat de les dades i a contactar amb el Delegat de Protecció de Dades enviant un escrit, acompanyat d'una fotocòpia del seu document d'identitat quan sigui necessari per a la seva identificació, al correu electrònic dpo@fedefarma.com, d’acord amb l’establert a la Política de Privacitat . En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESÀLIA
Les empreses que conformen FEDEFARMA a efectes del present, es comprometen respectiva i expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d´un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.
IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ
Quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d'investigació o sancionador, l'òrgan o autoritat competent per resoldre el procediment, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei2/2023.
(*) El Canal de Denúncies (en el procedent canal intern d´informació) permet la presentació de comunicacions anònimes.
(**) No obstant l´ús del canal intern d´informació és d´ús preferent, les comunicacions podran també remetre’s, en el seu cas, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant o a les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, al Ministeri Fiscal, a la Fiscalia Europea, o a l´autoritat competent, segons procedeixi.
